Pro Jahr werden mehr als 215 Milliarden geschäftliche E-Mails versendet und empfangen – die elektronische Post ist unüberschaubar. Wer beruflich E-Mails verschickt, sollte wie bei Geschäftspost auf Briefbögen auch hier auf die Form achten, denn bei der E-Mail-Kommunikation kann man vieles richtig und noch mehr falsch machen.

Die E-Mail-Adresse als Aushängeschild

Bevor man eine berufliche E-Mail verschickt, sollte man sich eine seriöse E-Mail Adresse zulegen. Um es klar zu sagen: GMX oder Yahoo-Adressen sind ein No go im Arbeitsleben, weil dann der Eindruck entsteht, dass man sich über sein Geschäftsfeld wenig Gedanken gemacht hat. Bei der Namensuche sollten keine Spitznamen oder Spaßwörter verwendet werden. Wer siggi.wuschel@gmx.de verwendet, wird nicht ernst genommen. Besser ist es, wenn man sich für eine E-Mail-Adresse mit eigenem Domainnamen entscheidet, wie zum Beispiel doreen.haller@berlinjob.de. Fragt bei großen Anbietern wie 1&1 an und checkt, welche Mailadressen noch frei sind. Meist ist das unkomplizierter als man glaubt.

Die Betreffzeile muss aussagekräftig sein

Wer eine geschäftliche Mail verschickt, sollte schon in der Betreffzeile auf den Punkt kommen, also dem Empfänger kurz und knapp informieren, worum es in der E-Mail geht. Ist die Betreffzeile aussagekräftig, kann sie vom Empfänger beim Suchen eine E-Mail schneller gefunden werden – auch wenn er ihm der Name des Absenders nicht sofort einfällt. Eine aussagekräftige Betreffzeile wirkt professionell und mutet nicht wie eine „Freizeitanfrage“ an. Ihr könnt bei vielen E-Mail-Clients auch eine Erinnerung einstellen, fall ihr die Betreffzeile vergessen habt.

Wer nicht auf den Punkt kommt, landet im Papierkorb

Im Geschäftsleben werden heute so viele Mails empfangen, dass die Mail-Postfächer überlaufen. Die Anrede ist so wichtig wie bei einem Brief auf Papier, aber wer nicht riskieren will, dass seine Mail sofort im Papierkorb landet, sollte schon im ersten Satz auf den Punkt kommen und lange Einleitungen unbedingt vermeiden. Alle wichtigen Informationen zusammenfassen und knapp und klar formulieren. Und am Ende eine höfliche Grußformel verwenden

Signatur ist professionell und gesetzlich vorgeschrieben

Bei einer Geschäftsmail ist unbedingt auf eine korrekte Signatur am Ende der E-Mail zu achten. Name der Firma und des Verantwortlichen und die Geschäftsadresse dürfen nicht fehlen – sie sind Pflicht! Eine E-Mail-Signatur zu führen, ist im Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie im Unternehmensregister festgeschrieben. Keinesfalls ersetzt ein Link zur Website und zum dortigen Impressum die Signatur in einer E-Mail.

Anhänge sollten kurze Namen tragen

Viele E-Mail werden heute im Geschäftsverkehr mit Anhängen verschickt, die Fotos oder Dokumente enthalten. In der E-Mail sollte der Empfänger darauf hingewiesen werden, dass die E-Mail Anhänge hat. Die angehängten Dokumente sollten außerdem so klein wie möglich gehalten, also komprimiert verschickt werden (maximal 3-4 MB). PDF-Datei eignen sich am besten, denn die meisten Mail-Programme verschicken dieses Format problemlos.